Okresy przechowywania dokumentacji BHP — tabela dla pracodawcy

Okresy przechowywania dokumentacji BHP zależą od rodzaju dokumentu i momentu, od którego liczy się termin. Zwykłe wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych przechowuje się przez 3 lata, rejestry narażenia na czynniki rakotwórcze lub mutagenne przez 40 lat, a określone rejestry substancji reprotoksycznych przez 5 lat.

Jak rozumieć okresy przechowywania dokumentacji BHP

Nie istnieje jeden termin obejmujący całą dokumentację BHP. Retencja dokumentów BHP zależy od tego, czy dokument potwierdza wynik pomiaru, opisuje narażenie pracownika, należy do akt osobowych, czy dokumentuje wypadek albo postępowanie w sprawie choroby zawodowej. Przykładowo, wyniki zwykłych badań i pomiarów przechowuje się przez 3 lata.

W praktyce trzeba najpierw ustalić dokument i podstawę prawną, a następnie punkt początkowy terminu. Dla zwykłych badań środowiska pracy będzie to data wykonania badań lub pomiarów. Dla rejestrów narażenia termin biegnie od ustania kontaktu z danym czynnikiem lub substancją, a niekoniecznie od rozwiązania umowy o pracę.

Dokumenty szkoleń BHP oraz badań profilaktycznych nie mają w przywołanych przepisach jednego, odrębnego terminu BHP. Są częścią dokumentacji pracowniczej, dlatego przechowuje się je według zasad właściwych dla akt osobowych. Samo odejście pracownika nie oznacza, że każdy dokument można od razu usunąć.

Podstawowe obowiązki stron w zakresie BHP opisuje dział dziesiąty Kodeksu pracy.

Wyniki badań środowiska pracy

Wyniki badań i pomiarów zwykłych czynników szkodliwych dla zdrowia przechowuje się przez 3 lata, licząc od dnia wykonania badań lub pomiarów. Ten termin dotyczy dokumentów wskazanych w § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Zdrowia z 2 lutego 2011 r., w brzmieniu wskazanym w Dz.U. 2023 poz. 419.

Trzyletni okres nie powinien być automatycznie stosowany do dokumentów, które dotyczą szczególnych kategorii narażenia. Wynik pomiaru i rejestr pracowników narażonych na czynnik rakotwórczy to różne dokumenty, nawet jeśli dotyczą tego samego stanowiska. W drugim przypadku zastosowanie może mieć termin 40 lat albo 5 lat, zależnie od rodzaju narażenia.

Przy archiwizacji dokumentacji BHP warto więc rozdzielić wyniki pomiarów od rejestrów narażenia, zamiast przechowywać je w jednym zbiorze z jedną datą usunięcia. Na każdej teczce lub w systemie ewidencyjnym należy wskazać datę wykonania badania, aby prawidłowo ustalić koniec minimalnego terminu.

Rejestry narażenia na czynniki szczególnie niebezpieczne

Najdłuższy termin dotyczy rejestrów prac narażających na czynniki rakotwórcze lub mutagenne oraz rejestrów pracowników, którzy byli na nie narażeni. Oba rodzaje rejestrów przechowuje się przez 40 lat po ustaniu narażenia. Podstawą jest § 8 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Zdrowia z 24 lipca 2024 r., Dz.U. 2024 poz. 1126.

Inaczej traktuje się rejestry prac i pracowników narażonych na substancje reprotoksyczne, jeżeli substancje te nie są jednocześnie rakotwórcze lub mutagenne. W tym przypadku okres przechowywania wynosi 5 lat po ustaniu narażenia, zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 2 tego samego rozporządzenia.

Kluczowe jest prawidłowe ustalenie daty ustania narażenia. Nie musi ona pokrywać się z datą odejścia pracownika. Jeżeli pracownik przestał wykonywać pracę z określonym czynnikiem, ale nadal pozostawał zatrudniony, termin należy wiązać z zakończeniem kontaktu z tym czynnikiem.

Dokument	Ustawowy okres przechowywania	Od kiedy liczyć termin	Podstawa prawna
Wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych, z wyjątkiem szczególnych rejestrów narażenia	3 lata	Od daty wykonania badań lub pomiarów	Rozporządzenie MZ z 2 lutego 2011 r., § 17 ust. 1
Rejestr prac narażających na czynniki rakotwórcze lub mutagenne	40 lat	Od ustania narażenia na dany czynnik	Rozporządzenie MZ z 24 lipca 2024 r., § 8 ust. 1 pkt 1
Rejestr pracowników narażonych na czynniki rakotwórcze lub mutagenne	40 lat	Od ustania narażenia na dany czynnik	Rozporządzenie MZ z 24 lipca 2024 r., § 8 ust. 1 pkt 1
Rejestr prac narażających na substancje reprotoksyczne, niewchodzące równocześnie do grupy rakotwórczych lub mutagennych	5 lat	Od ustania narażenia na daną substancję	Rozporządzenie MZ z 24 lipca 2024 r., § 8 ust. 1 pkt 2
Rejestr pracowników narażonych na substancje reprotoksyczne, niewchodzące równocześnie do grupy rakotwórczych lub mutagennych	5 lat	Od ustania narażenia na daną substancję	Rozporządzenie MZ z 24 lipca 2024 r., § 8 ust. 1 pkt 2
Dokumenty szkoleń BHP	Jak dla akt osobowych pracownika; brak odrębnego terminu BHP w przywołanym rozporządzeniu	Co do zasady od ustania zatrudnienia, zgodnie z okresem retencji dokumentacji pracowniczej	Rozporządzenie MRPiPS z 10 grudnia 2018 r., § 3 pkt 2 lit. h
Badania profilaktyczne i orzeczenia lekarskie	Jak dla akt osobowych pracownika; brak odrębnego terminu BHP w przywołanym rozporządzeniu	Co do zasady od ustania zatrudnienia, zgodnie z okresem retencji dokumentacji pracowniczej	Rozporządzenie MRPiPS z 10 grudnia 2018 r., § 3 pkt 1, pkt 2 lit. r, pkt 3 lit. g
Dokumentacja choroby zawodowej	Brak jednego ogólnego terminu w latach ustalonego w przywołanym akcie	Nie należy liczyć automatycznie od odejścia pracownika; dokumentacja może być potrzebna do oceny narażenia i postępowania chorobowego	Rozporządzenie RM z 30 czerwca 2009 r. w sprawie chorób zawodowych
Dokumentacja powypadkowa	Nie wskazano liczby w latach w zweryfikowanych źródłach tego briefu	Nie niszczyć wyłącznie z powodu odejścia poszkodowanego; termin trzeba sprawdzić według przepisów o dokumentacji powypadkowej i toczących się roszczeń	Przepisy o dokumentacji powypadkowej — do uzupełnienia przed publikacją

Okresy dotyczą minimalnych terminów ustawowych. „Ustanie narażenia” oznacza zakończenie kontaktu pracownika z danym czynnikiem, a niekoniecznie rozwiązanie umowy.

Szkolenia BHP i badania profilaktyczne

Dokument potwierdzający ukończenie szkolenia BHP jest częścią akt osobowych pracownika, a dokładniej dokumentacji dotyczącej przebiegu zatrudnienia w części B. Wynika to z § 3 pkt 2 lit. h rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r.

Nie należy więc przyjmować, że każdy dokument szkoleniowy można usunąć po 3 latach. Ten trzyletni termin odnosi się do wyników zwykłych badań i pomiarów czynników szkodliwych, a nie do zaświadczeń lub dokumentów potwierdzających szkolenie BHP.

Skierowania i orzeczenia z badań profilaktycznych również pozostają w aktach osobowych. Badania wstępne trafiają do części A, badania okresowe i kontrolne do części B, natomiast szczególne badania związane z narażeniem na substancje rakotwórcze lub pyły zwłókniające — do części C. Właściwy okres retencji wynika z zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej, a nie z odrębnej tabeli terminów BHP.

Wypadki przy pracy i choroby zawodowe

Dokumentacji powypadkowej nie należy niszczyć wyłącznie dlatego, że poszkodowany pracownik odszedł z firmy. W przedstawionym zestawie przepisów nie ma dla niej wskazanej konkretnej liczby lat, dlatego termin trzeba sprawdzić według regulacji dotyczących dokumentacji powypadkowej oraz istniejących roszczeń lub postępowań.

Podobnie dokumentacja choroby zawodowej nie ma jednego ogólnego terminu wyrażonego w latach w rozporządzeniu Rady Ministrów z 30 czerwca 2009 r. Ten akt reguluje zgłoszenie, ocenę narażenia i rozpoznanie choroby zawodowej. Dokumenty należy zachować tak długo, jak są potrzebne do zakończenia postępowania, oceny narażenia i ochrony prawnej pracodawcy.

W przypadku kontroli, postępowania powypadkowego, choroby zawodowej albo roszczenia minimalny termin ustawowy nie powinien być traktowany jako automatyczna data zniszczenia. Retencja dowodowa może wymagać dalszego przechowywania dokumentów bez względu na to, czy upłynęły już 3 lata, 5 lat albo inny okres właściwy dla danego dokumentu.

Niszczenie dokumentacji BHP — checklista

Niszczenie dokumentacji BHP powinno nastąpić dopiero po przypisaniu dokumentu do właściwej kategorii. Przed usunięciem dokumentu pracodawca powinien:

• ustalić, czy dokument jest wynikiem pomiaru, rejestrem narażenia, elementem akt osobowych, dokumentacją choroby zawodowej czy dokumentacją powypadkową;
• sprawdzić właściwy punkt początkowy terminu: datę badania, ustania narażenia albo ustania zatrudnienia;
• zweryfikować, czy minął właściwy termin: 3 lata, 5 lat lub 40 lat;
• wykluczyć trwającą kontrolę, postępowanie powypadkowe, postępowanie dotyczące choroby zawodowej oraz roszczenia;
• sprawdzić, czy przy likwidacji zakładu nie powstaje obowiązek przekazania rejestrów lub dokumentacji innemu podmiotowi.

Dokumenty bez wyraźnego terminu liczbowego należy objąć ostrożną retencją dowodową. Dotyczy to zwłaszcza dokumentacji powypadkowej i choroby zawodowej. Nie można też przenosić terminu 40 lat na wszystkie dokumenty związane z narażeniem — dotyczy on rejestrów czynników rakotwórczych lub mutagennych, podczas gdy określone rejestry substancji reprotoksycznych przechowuje się przez 5 lat.

Artykuł ma charakter ogólny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej; przy niszczeniu dokumentacji dotyczącej wypadku, choroby zawodowej lub narażenia szczególnego należy potwierdzić aktualny obowiązek retencji, a dokumentację medyczną pracowników przetwarzać z zachowaniem zasad poufności i dostępu tylko dla osób uprawnionych.

Najczęstsze pytania

Jak długo przechowywać dokumentację BHP?

Nie ma jednego terminu dla całej dokumentacji BHP. Wyniki zwykłych pomiarów przechowuje się 3 lata od wykonania, rejestry narażenia na czynniki rakotwórcze lub mutagenne 40 lat po ustaniu narażenia, a określone rejestry substancji reprotoksycznych 5 lat po ustaniu narażenia. Szkolenia i badania profilaktyczne są elementami dokumentacji pracowniczej.

Jak długo przechowuje się wyniki pomiarów środowiska pracy?

Co do zasady przez 3 lata od daty wykonania badań lub pomiarów. Nie należy jednak stosować tego terminu do rejestrów pracowników narażonych na czynniki rakotwórcze, mutagenne lub określone substancje reprotoksyczne.

Czy dokumenty BHP można zniszczyć po odejściu pracownika?

Nie automatycznie. Najpierw trzeba ustalić rodzaj dokumentu, właściwy termin, ewentualne narażenie szczególne oraz to, czy nie toczy się kontrola, postępowanie powypadkowe, chorobowe lub roszczenie.

Jak długo przechowywać dokumentację choroby zawodowej?

Nie należy przyjmować jednego automatycznego terminu bez analizy rodzaju dokumentu i postępowania. Przepisy regulują zgłoszenie, ocenę narażenia i rozpoznanie choroby zawodowej, dlatego dokumentację należy zachować co najmniej tak długo, jak jest potrzebna do zakończenia postępowania i obrony prawnej pracodawcy.

Warto przeczytać także: Instrukcja stanowiskowa BHP – wzór, obowiązki i przykładowe zapisy oraz Instrukcje BHP w biurze: jak połączyć wymagania monitora i ergonomii z praktyką.

Źródła

• Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy — Dziennik Ustaw / ISAP, 2023, Dz.U. 2023 poz. 419, § 17 i § 18
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 24 lipca 2024 r. zmieniające przepisy dotyczące czynników rakotwórczych, mutagennych i reprotoksycznych — Dziennik Ustaw / ISAP, 2024, Dz.U. 2024 poz. 1126, § 8
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej — Eli.gov.pl, 2018, Dz.U. 2018 poz. 2369, § 3
• Rozporządzenie Rady Ministrów z 30 czerwca 2009 r. w sprawie chorób zawodowych — Dziennik Ustaw / ISAP, 2022, Dz.U. 2022 poz. 1836

Tekst został utworzony przy pomocy sztucznej inteligencji (modeli językowych).