Rejestr czynników szkodliwych — jak prowadzić rejestr i karty badań

Rejestr czynników szkodliwych i karta badań to dwa odrębne dokumenty prowadzone równolegle. Rejestr opisuje czynniki występujące na stanowisku pracy, a karta służy do wpisywania wyników konkretnych badań i pomiarów. Dokumenty prowadzi się na bieżąco i przechowuje przez 40 lat od daty ostatniego wpisu.

Rejestr czynników szkodliwych a karta badań i pomiarów — różnica

Rejestr czynników szkodliwych pokazuje, jakie czynniki szkodliwe dla zdrowia występują na danym stanowisku pracy. Należy prowadzić go według wzoru z załącznika nr 1 do rozporządzenia. Jego treść aktualizuje się po rozpoznaniu nowego czynnika albo po zmianie warunków pracy.

Karta badań i pomiarów czynników szkodliwych służy natomiast do zapisywania wyników badań konkretnego czynnika. Stosuje się wzór z załącznika nr 2, a każdy wynik wpisuje się na bieżąco. Dokumenty nie są zamienne: rejestr opisuje występowanie czynnika, karta dokumentuje wyniki pomiarów.

Podstawą obowiązku jest § 18 ust. 1–2 rozporządzenia Ministra Zdrowia.

Częstotliwość i sposób pomiarów reguluje rozporządzenie Ministra Zdrowia z 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy.

Jak prowadzić rejestr krok po kroku

1. Rozpoznaj źródła emisji i warunki pracy

Najpierw trzeba ustalić, jakie procesy, urządzenia, substancje lub warunki mogą powodować występowanie czynników szkodliwych. Rozpoznanie powinno obejmować stanowiska pracy oraz rzeczywiste warunki wykonywania zadań. Po tej analizie pracodawca wskazuje czynniki, które wymagają badań i pomiarów zgodnie z § 2 ust. 1–2.

2. Zapewnij pierwsze badania

Pierwsze badania i pomiary należy zapewnić nie później niż w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia działalności, zgodnie z § 3. Dotyczy to czynników wskazanych po rozpoznaniu źródeł emisji i warunków pracy. Samo założenie rejestru bez wykonania wymaganych badań nie dokumentuje prawidłowo oceny narażenia.

3. Załóż dokumenty według właściwych wzorów

Dla rozpoznanych czynników należy utworzyć rejestr według załącznika nr 1 oraz odpowiednie karty badań według załącznika nr 2. Wpisy powinny być wykonywane na bieżąco, a nie odkładane do zbiorczego uzupełnienia po bliżej nieokreślonym czasie. Za prowadzenie i aktualność dokumentacji odpowiada pracodawca.

4. Aktualizuj dokumentację po zmianach

Zmiana procesu, technologii, wyposażenia, organizacji pracy lub warunków występowania czynnika powinna zostać odzwierciedlona w rejestrze. Kolejne wyniki badań wpisuje się do właściwej karty bez zwłoki po ich uzyskaniu. Tak powstaje kompletna dokumentacja badań środowiska pracy, pozwalająca prześledzić zarówno występowanie czynnika, jak i wyniki jego oceny.

Co wpisywać do rejestru i karty

Rejestr powinien obejmować czynniki szkodliwe dla zdrowia występujące na stanowisku pracy. Nie należy ograniczać go wyłącznie do tych czynników, dla których pracodawca ma już wynik pomiaru. Najpierw dokumentuje się rozpoznane występowanie czynnika, a następnie uzupełnia dokumentację o wyniki właściwych badań.

Karta badań i pomiarów zawiera wyniki badań oraz pomiarów danego czynnika, zgodnie z załącznikiem nr 2. Wyniki pomiarów czynników szkodliwych trzeba wpisywać na bieżąco, zachowując ich powiązanie z konkretnym czynnikiem i stanowiskiem. Własny formularz może utrudnić wykazanie, że ujęto wszystkie elementy wymagane wzorem urzędowym.

Dokument lub element	Co należy ująć	Termin działania	Podstawa prawna
Rejestr czynników szkodliwych	Czynniki szkodliwe dla zdrowia występujące na stanowisku pracy; dokument należy prowadzić według wzoru z załącznika nr 1.	Na bieżąco; aktualizować po rozpoznaniu czynnika lub zmianie warunków pracy.	§ 18 ust. 1; załącznik nr 1
Karta badań i pomiarów	Wyniki badań i pomiarów danego czynnika, zgodnie ze wzorem karty z załącznika nr 2.	Na bieżąco po uzyskaniu wyniku badania lub pomiaru.	§ 18 ust. 2; załącznik nr 2
Pierwsze badania i pomiary	Badania i pomiary czynników wskazanych po rozpoznaniu źródeł emisji i warunków pracy.	Nie później niż 30 dni od rozpoczęcia działalności.	§ 2 ust. 1 i § 3
Wyniki badań i pomiarów	Dokumentację wyników przechowuje pracodawca niezależnie od długoterminowego przechowywania rejestru i kart.	3 lata od daty wykonania badania lub pomiaru.	§ 17 ust. 1
Informacja dla pracownika	Aktualne wyniki wraz z wyjaśnieniem ich znaczenia.	Niezwłocznie po uzyskaniu aktualnych wyników.	§ 17 ust. 2
Udostępnienie na wniosek	Wyniki z rejestru i karty; możliwe są wyciągi, odpisy i kopie.	Niezwłocznie po pisemnym żądaniu pracownika, byłego pracownika, przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika.	§ 19 ust. 1–2
Rejestr i karty po zakończeniu wpisów	Komplet dokumentacji dotyczącej czynnika i stanowiska pracy.	40 lat od daty ostatniego wpisu.	§ 18 ust. 4
Dokumentacja przy likwidacji zakładu	Rejestr oraz karta właściwego czynnika.	Niezwłocznie po likwidacji zakładu.	§ 18 ust. 3

Terminy odnoszą się do obowiązującego tekstu jednolitego rozporządzenia. „Na bieżąco” oznacza bez odkładania wpisów do zbiorczego uzupełnienia w nieokreślonym terminie. Rejestr i karta są dokumentami wzajemnie uzupełniającymi się, a nie zamiennymi.

Terminy badań, wpisów i archiwizacji

Pierwsze badania i pomiary należy zapewnić nie później niż w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia działalności. Później rejestr prowadzi się na bieżąco, a wyniki wpisuje do kart po każdym badaniu lub pomiarze. § 18 nie ustanawia jednego odległego terminu na uzupełnienie dokumentacji, dlatego wpisu nie należy odkładać do końca roku ani do następnej kontroli.

Same wyniki badań i pomiarów przechowuje się przez 3 lata od daty ich wykonania, zgodnie z § 17 ust. 1. Jest to inny okres niż przechowywanie rejestru i kart. Rejestr oraz karty przechowuje się przez 40 lat od daty ostatniego wpisu, zgodnie z § 18 ust. 4. Przy planowaniu archiwum warto uwzględnić także okresy przechowywania dokumentacji BHP, aby nie pomylić krótszego terminu dla wyników z terminem dotyczącym rejestru i kart.

Jeżeli zakład zostaje zlikwidowany, rejestr i kartę przekazuje się niezwłocznie właściwemu państwowemu inspektorowi sanitarnemu. W przypadku wskazanych jednostek wojskowych dokumenty przekazuje się właściwemu komendantowi wojskowego ośrodka medycyny prewencyjnej, zgodnie z § 18 ust. 3.

Kto może wykonywać pomiary środowiska pracy

Badania i pomiary wykonują co do zasady laboratoria akredytowane w odpowiednim zakresie. Jeżeli dla danego czynnika nie ma właściwego laboratorium akredytowanego, § 15 ust. 2 dopuszcza między innymi laboratoria szkół wyższych, instytutów Polskiej Akademii Nauk lub instytutów badawczych posiadające system zapewnienia jakości, a także laboratoria Państwowej Inspekcji Sanitarnej i Wojskowej Inspekcji Sanitarnej spełniające wymagania jakościowe.

W określonych przypadkach mogą być wykorzystane również laboratoria certyfikowane i objęte nadzorem metrologicznym. Przed zleceniem badania trzeba zweryfikować, czy podmiot ma uprawnienia i zakres odpowiedni dla konkretnego czynnika. Dokument powinien pozwalać ustalić wykonawcę, zakres badania oraz podstawę wpisanych wyników.

Pomiary wykorzystywane do spełnienia obowiązków BHP muszą być wykonane przez podmiot spełniający wymagania § 15 rozporządzenia; własny pomiar orientacyjny pracodawcy nie zastępuje badania prawnego, a interpretację wyników i działania ochronne należy prowadzić z uwzględnieniem zasad BHP oraz właściwych wartości dopuszczalnych.

Udostępnianie wyników pracownikom i kontrola dokumentacji

Pracodawca niezwłocznie informuje pracowników narażonych o aktualnych wynikach badań i pomiarów, udostępnia im te wyniki oraz wyjaśnia ich znaczenie. Obowiązek ten wynika z § 17 ust. 2 i dotyczy aktualnych informacji, a nie wyłącznie dokumentów przechowywanych w archiwum.

Pracownik, były pracownik, przedstawiciel ustawowy lub pełnomocnik może złożyć pisemne żądanie udostępnienia wyników wpisanych do rejestru i karty. Na podstawie § 19 ust. 1–2 można również żądać wyciągów, odpisów albo kopii. Udostępnienie powinno nastąpić niezwłocznie.

Kontrolę dokumentacji warto przeprowadzać według stałej kolejności:

• sprawdź, czy każdy rozpoznany czynnik ma wpis w rejestrze i właściwą kartę;
• porównaj karty z raportami laboratoriów oraz sprawdź daty badań i wpisów;
• zweryfikuj terminy kolejnych badań, okres przechowywania oraz potwierdzenia udostępnienia wyników pracownikom.

Najczęstsze pytania

Jak prowadzić rejestr czynników szkodliwych?

Najpierw rozpoznaj źródła emisji i warunki narażenia, wskaż czynniki wymagające badań, a następnie załóż rejestr według załącznika nr 1 i aktualizuj go na bieżąco. Każdy kolejny wynik wpisuj do właściwej karty badań i pomiarów według załącznika nr 2.

Co zawiera karta badań i pomiarów czynników szkodliwych?

Karta jest dokumentem przeznaczonym do wpisywania wyników badań i pomiarów konkretnego czynnika. Należy stosować wzór z załącznika nr 2 i wpisywać wyniki na bieżąco, bez tworzenia własnego, niepełnego zamiennika formularza.

Kto może wykonywać pomiary środowiska pracy?

Co do zasady laboratorium akredytowane w odpowiednim zakresie. Wyjątki dotyczą sytuacji braku właściwego laboratorium akredytowanego i obejmują podmioty wskazane w § 15 ust. 2, pod warunkiem spełnienia wymagań jakościowych, certyfikacyjnych i metrologicznych.

Czy pracownik ma dostęp do wyników pomiarów?

Tak. Pracodawca musi niezwłocznie poinformować pracownika narażonego o aktualnych wynikach, udostępnić je i wyjaśnić ich znaczenie. Pracownik lub były pracownik może ponadto złożyć pisemne żądanie udostępnienia wyników oraz żądać wyciągu, odpisu albo kopii.

Warto przeczytać także: Instrukcje BHP: jak stworzyć instrukcję stanowiskową dla pracy przy monitorze oraz Instrukcje BHP i PPOŻ w zakładzie pracy: jak stworzyć komplet i wdrożyć.

Źródła

• Obwieszczenie Ministra Zdrowia z dnia 3 lipca 2025 r. w sprawie ogłoszenia tekstu jednolitego rozporządzenia — ELI — Rządowe Centrum Legislacji, 2025, Dz.U. 2025 poz. 949
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy — ELI — Rządowe Centrum Legislacji, 2023; tekst jednolity ogłoszony w 2025 r., Dz.U. 2023 poz. 419; § 2, § 3, § 15, § 17–19
• Środowisko pracy — informacje o badaniach i pomiarach — Wojewódzka Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Warszawie / gov.pl, 2026, informacja urzędowa

Tekst został utworzony przy pomocy sztucznej inteligencji (modeli językowych).